[[ $root.alertMsgText ]]

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! — Neuvomme dynaamiseen organisointiin

Yrittäjän arkea on olla yrityksen velvollisuuksien riepoteltavana. Toimiaksesi laillisesti olet vastuussa mm. kirjanpidosta, veroista ja työnantajan muista sivukuluista. Päivän tehtävälistan pidentyessä ja kalenterin täyttyessä jää järjestys usein taka-alalle. Sivuaskareiden ristitulessa kärsii myös itse pääasia eli bisneksen pyörittäminen. Tässä artikkelissa kerromme sinulle Neuvomme yritystoiminnan organisoimiseen, jonka avulla saat yrityksesi toiminnan luontevaksi.  

Järjestä aikaa asioiden järjestelyyn

Huonosti laadittu kalenteri tai sotkuinen toimisto hidastavat töitä ja aiheuttavat ahdistusta. Jotta voisit kunnolla organisoida ja tehostaa työskentelysi, merkkaa itsellesi aika, jonka pyhität pelkästään työn suunnitteluun, aikatauluttamiseen, tai työpisteesi siivoamiseen. Tämä puuha vie lisäksi ajatukset hetkeksi pois työasioista ja antaa sinulle aikaa rauhoittua. ”Tuhlattu” aika kurotaan umpeen tehokkaamman työskentelyn myötä. Suunnitteluprosessi tulisi toistaa aika-ajoin, sillä tilanteet ja tehtävät muuttuvat. Etenkin tulisi kiinnittää huomiota työtehtävien lajitteluun.

Tee tehtävät erissä — "Batching"

Työtehtävät kannattaa jakaa samanlaisia töitä sisältäviin eriin ja hoitaa ne sitten erä kerrallaan. Esimerkiksi sähköpostit kannattaa hoitaa yhdeltä istumalta vaikkapa kerran päivässä sen sijaan että vastailee niihin muiden askareiden lomassa. Jatkuva työtehtävien välillä pomppiminen hukkaa aikaa ja herpaannuttaa keskittymisesi, kun taas systemaattinen työskentely luo synergiaetuja ja lisää luovuutta.

Tämä pätee varsinkin yksinkertaisiin ja rutiininomaisiin tehtäviin, mutta etuja on myös monimutkaisemmissa toimissa. Voit muokata melkein koko kalenterisi työtehtäväeristä koostuvaksi kokonaisuudeksi, jota on helppo lähteä työstämään. Selkeys paranee lisää, jos voit jotenkin visualisoida koko prosessin esimerkiksi toimistosi seinälle. Tässä voit käyttää apunasi Kanban tauluja. 

Tee Kanban-tauluja

Kanban-menetelmä on peräisin 1950-luvun Toyotan tehtailta, jossa muuan insinööri keksi käyttää tauluja varaston- ja toimitusketjujen hallinnassa. Nykyään menetelmää sovelletaan kaikenlaisten prosessien hallintaan. Kanban-taulu koostuu sarakkeista, joihin työtehtävät sijoitetaan niiden vaiheen mukaan. Yksinkertainen taulu voi koostua esimerkiksi tulevista töistä, käynnissä olevista töistä ja tehdyistä töistä.

Yksi Kanbanin ideoista on estää töitä painottumista liikaa yhteen suuntaan. Et siis voi änkeä ”tehtävät työt”-saraketta täyteen, koska silloin ajat itsesi umpikujaan. Kanban-taululla voit myös tunnistaa pullonkauloja ja eliminoida päällekkäisyyksiä. Helpoiten Kanban-taulu syntyy valkotaululle tussien ja post-it lappujen avulla, mutta on myös olemassa useita sovelluksia. Sovelluksissa on usein myös viestinnällisiä ominaisuuksia, jotka mahdollistavat etä- ja ryhmätyöskentelyn.

Määritä palveluprosessit — "Service Blueprint"

Kuten Kanban-taulut,  service blueprinting kuvaa työtä prosessina. Tällä kertaa tosin keskiössä on asiakas ja menetelmä keskittyykin palvelun kehittämiseen. Palvelu kuvataan yksityiskohtaisena prosessikaaviona, johon liittyy yhtäaikaisia tapahtumia, eri toimijoita ja heidän välistä kanssakäymisiä. Esimerkiksi ravintolan pyörittämiseen sisältyy lukuisia toimintoja, joista osa on asiakkaalle näkyviä ja osa näkymättömiä. Ravintolan asiakas näkee ravintolan puitteet, asiakaspalvelijat ja maistaa ruuat, mutta häneltä jää paljon kyseisen hetken toteuttamiseksi tarvittavaa näkemättä.

Onnistuneen palvelukokemuksen saamiseksi pitää jokaisella prosesseihin liittyvällä henkilöllä olla sama tavoite, hänen pitää toimia liikeidean mukaisesti ja ymmärtää omaa vastuualueensa. Pohtiessasi palveluyrityksen perustamista sinun kannattaa määrittää prosessit tarkkaan, jotta kaikilla bisnekseen osallistuvilla on yhtenäinen ymmärrys toiminnasta. Hyvä prosessisuunnitelma nopeuttaa toimintaa ja parantaa tuloksia. 

Tunnista häiriötekijät

Yrittäjänä toimiminen vaatii lukuisten ominaisuuksien lisäksi myös itsehillintää. Toisin kuin palkkatyössä, kukaan ei suorasti patista sinua tekemään yhtään mitään. Jos motivaatiossa tai keskittymiskyvyssä on hankaluuksia, työajat tulisi pitää säännöllisinä.

Tärkeintä ei ole ajankohta vaan se, että teet työt silloin kun olet vireimmilläsi.

Lisäksi on olennaista tunnistaa häiriötekijöiden syyt: oletko luontaisesti taipuvainen vilkuilemaan puhelintasi, vai kertooko jatkuvasti herpaantuva keskittyminen lepohetken tarpeesta? Aiemmin mainittu töiden erittely auttaa myös tauottamisessa: kunkin työurakan jälkeen on hyvä pitää sopivan mittainen paussi. 

Delegoi

Meillä on taipumus yliarvioida kykymme. Olemme myös haluttomia jakamaan vastuuta, varsinkin jos kyse on niin tärkeästä kuin omasta yrityksestä. Tästä huolimatta on välttämätöntä havahtua, kun työtaakka kasvaa liian suureksi. Loppujen lopuksi kyse on positiivisesta ongelmasta - bisnes rullaa ja kasvu vaatii lisätyövoimaa. On useita tapoja vähentää työkuormaasi ja välttää samalla liiallinen sitoutuminen työnantajana, kuten ulkoistaminen, vuokratyö ja määräaikaiset työsuhteet (Näistä lisää tässä ). Yrittäjyyden ei tarvitse olla ylikuormittavaa. Loppujen lopuksi kilpailuetua luodaan omintakeisella osaamisella, joten organisoi toimintasi ja luo puitteet, joissa taitosi kukoistavat!

 

Suunnitteilla yrityksen perustaminen tai jo olemassa olevan kasvattaminen? Anna meidän auttaa sinua menestykseen. Tarjoamme kaikille rekisteröityneille ilmaisen rahoitusneuvonnan!

Luo ilmainen käyttäjätili


x